Ils témoignent

Pilotage d’un bureau des admissions

CHU de Toulouse

Le pilotage efficient d’un bureau des admissions qui assure simultanément des missions d’accueil et de back office, doit prendre en compte la fluctuation du nombre de patients programmés par tranche horaire sur la journée afin d’organiser au mieux la prise en charge des patients et de bien respecter l’horaire auquel le patient est attendu.

Ces données chiffrées par tranche horaire permettent au cadre de bien dimensionner l’effectif nécessaire pour maîtriser le flux patients tout au long de la journée.

Jusqu’à présent et afin d’anticiper ces flux patients et d’organiser les postes de travail, le cadre devait imprimer le programme des consultations de la semaine à partir de l’agenda des médecins pour calculer manuellement par tranche horaire le nombre d’agents à positionner sur la mission d’accueil.

L’outil ORCHIDAY^® accessible en ligne rapidement permet de visualiser en moins de cinq minutes :

• le flux de patients attendus sur chaque jour de la semaine par tranche de demi-heures ;
• de connaitre le détail par jour et par demi-heures du nombre d’agent à prévoir à l’accueil ainsi que leurs horaires ;
• cette vue informe également le cadre du nombre d’heures dont il dispose pour la gestion des missions de back office.

En situation d’absentéisme, l’outil facilite considérablement le prise de décision du cadre quant au besoin ou non de renforcer l’équipe d’accueil ou de simplement ajuster un horaire.

CHU de Toulouse – Geneviève SABARY, Responsable encadrement des bureaux des entrées, URM

Réorganisation d’un service de Dialyse à 15 agents

Contexte

Modification des horaires d’ouverture d’un service de Dialyse nécessitant une réorganisation des postes de travail, un redimensionnement de l’équipe et la construction du cycle de travail de l’équipe.

Objectifs

• Optimiser les coûts de fonctionnement Combien d’agents affecter au service ?
• Assurer le fonctionnement opérationnel Comment planifier l’équipe ?

Résultats

Réduction des coûts

Calcul fin du nombre d’ETP par rapport à la charge d’activité
Suppression des heures sous-traitées aux agents vacataires (externes)

Efficience opérationnelle et qualité de travail

Adaptation des horaires des postes à l’activité du service
Construction d’un cycle de travail sur 3 semaines intégrant les critères QVT
Construction d’un roulement pour l’équipe de 15 agents

Réorganisation d’un service avec des temps partiels

Contexte

Réorganisation d’un service ouvert du Lundi au Dimanche, nécessitant 3 personnes du Matin et 3 personnes du Soir tous les jours.

Objectifs

• Optimiser les coûts de fonctionnement Combien d’agents affecter au service ?
• Assurer le fonctionnement opérationnel Comment planifier l’équipe ?

Résultats

Réduction des coûts

Calcul fin besoin par rapport à la charge d’activité : affectation de 10,6 ETP ;
Affectation de 8 agents à temps plein, 2 agents à 80% et 2 agents à 50%.

Efficience opérationnelle et qualité de travail

Construction d’un cycle de travail sur 12 semaines pour les agents à temps plein, en intégrant les critères QVT ;
Construction des cycles des temps partiels à 80% et 50% ;
Construction du roulement pour l’équipe de 10 agents.